Durante los primeros meses del año se realizan las Asambleas de copropiedades por todo el país. Propiedades nuevas y de años convocan a los propietarios en cabeza del consejo de Administración y del Administrador. La mayoría de estas juntas toma varias horas, y se vuelve en un reto de aguante para las personas, máxime que la mayoría se realiza entre semana alguna noche, o un sábado en la mañana, en ambos casos pelea con los momentos de ocio de las personas, si es entre semana, con el descanso y si es los sábados, con el tiempo de familia.
Normalmente la energía de los asistentes está al máximo en los primeros puntos de la Asamblea, cuando el presidente de Junta hace su informe, posterior el administrador y el revisor fiscal. Después de estos tres informes ya se empiezan a ver los primeros síntomas de agotamiento en los participantes, dejando un extra de energía para la lucha, en la mayoría de los casos, para que la cuota de administración suba lo menos posible y no se requiera cuota extraordinaria. Al final de la asamblea vienen los propuestas y varios, momentos donde se define y propone el plan de inversión de año, en un momento de la Asamblea que las personas están cansadas y por razones obvias se puede asumir que no se toman las mejores decisiones o por lo menos no, de la mejor forma. Lo anterior genera un patrón de repetición por algunos años, hasta cuando no es sostenible la operación y mantenimiento mensual y anual y cuando la necesidad de atender arreglos, mejoramientos y obras no tiene más alternativa.
Lo descrito anteriormente es lógico, las familias Colombianas buscamos el ahorro, pero, lamentablemente buscamos el ahorro a corto plazo o inmediato sin dimensionar si ese ahorro realizado para este año se convierta en un gran gasto para el futuro. En la mayoría de los casos atender un evento o situación que no es crítico puede requerir una cuota extraordinaria relativamente baja, pero, cuando se presenta una emergencia, normalmente la cuota es alta e inmediata.
Por lo anterior este escrito es una invitación para todo administrador y miembro de consejo para realizar una planeación del año y ojala de 3 a 6 años, con el fin de dividir los trabajos o labores en predictivos (1), preventivo(2), correctivos(3) y de valorización(4) y no en inmediatos como nos suele ocurrir.
Los pasos para llevar a cabo el plan de año y algo más son:
- Levantamiento de Información: La copropiedad debería encargar a quien considere pero que tenga el conocimiento el levantamiento de todos y cada uno de los elementos de la Propiedad Horizontal, si son edificios recientes, deberían contar con la información entregada por el constructor, como el manual de propietario. Si la propiedad no es nueva, dicho levantamiento requerirá un poco más de esfuerzo. Pero en ambos casos, la información levantada (áreas, materiales y especificaciones, fichas técnicas, manuales de mantenimiento, etc..), son vitales para determinar; cuando hacer mantenimiento e intervenciones y quien o quienes debería ser los más indicados para hacerlo.
- Objetivos y metas: En general el objetivo de cada copropiedad debería ser el de mantener en las mejores condiciones estéticas, funcionales y operativas cada propiedad, pero, entre una y otra dependiendo, el número de unidades, la antigüedad, la tipología o segmentación de propietarios y el estrato podrían tener variaciones en sus objetivos y metas respecto a la propiedad, sobretodo confrontando cada variable contra el tiempo.
- Mapa de prioridades: Una vez conocido a detalle cada aspecto de la propiedad, qué objetivos se tienen en común, se debería priorizar según las necesidades de funcionalidad, operación, mantenimiento y valorización respectivamente.
- Presupuestos de actividades: Cada variable se debe cruzar con respecto a presupuestos obtenidos vías cotización.
- Cronograma de trabajo: Al conocer la prioridad, el presupuesto y la disponibilidad de recursos, se puede realizar la planeación de actividades a realizar.
- Ejecución y Control: Esta última fase es el clímax de la planeación o la cúspide de los pasos anteriores, toda vez que si la tarea se realizó bien, en este momento de tiempo, no se debería estar atendiendo mayores emergencias, no se debería estar pidiendo cuotas extraordinarias no planeadas y la logística general de la ejecución debería estar realizada con antelación.
Por supuesto el trabajo propuesto requiere esfuerzo y conocimiento, pero con seguridad, brindará menos sorpresas y molestias a los propietarios de unidades inmobiliarias y con seguridad menores gastos.
(1)Predictivo: Todas aquellas actividades que ayudan a predecir el comportamiento, necesidades de mantenimiento y arreglo de los diferentes elementos del edificio.
(2)Preventivo: Todas aquellas actividades que ayudan a prevenir daños y en muchos casos a alargar la vida útil de los elementos.
(3)Correctivos: Todas aquellas actividades necesarias para corregir malos o nulos funcionamientos de los elementos de un edificio.
(4)Valorización: Todas aquellas actividades para mantener y mejorar las zonas comunes de las propiedades horizontales con el fin de conservar o mejorar el valor de los activos de la copropiedad.
Carlos F. Riveros H.
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